Основы тайм-менеджмента: 9 принципов управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность методов, помогающих человеку эффективно использовать свое время. То есть, не расходовать его впустую и распоряжаться им так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях.

Шаг Оценить текущую ситуацию

В компании работает четыре продажника. Лучший из них за день успевает сделать до 20 холодных звонков, написать 5–7 писем, подготовить 8–10 счетов и съездить на встречу. Показатели худшего сотрудника в половину меньше. Предположим, что у лидера и аутсайдера одинаковый опыт, каждый находится в офисе по 8 часов. Причина плохой работы может скрываться в рассеянном внимании: сотрудник одновременно пытается сделать несколько дел, а в итоге не завершает ни одного. Или сотрудник занимается чем угодно, но только не работой: «зависает» в соцсетях, читает новости, играет в онлайн-игры, решает личные проблемы. Иногда слабая эффективность связана с неправильным распределением энергии. Например, рабочий график составлен так, что с утра менеджеры выполняют самую сложную работу, требующую высокой концентрации внимания. Если у сотрудника утром низкая работоспособность, он выполняет задачи медленно, с ошибками. К полудню работоспособность повышается, но сотрудник опять ничего не успевает, потому что завален делами: надо доделать, переделать или исправить утренние задачи плюс выполнить новые. Последняя причина плохой работы – слабая мотивация. Если зарплата менеджера зависит от объема продаж, то главная мотивация – это деньги. Но не для всех менеджеров денежная мотивация будет решающей. Например, у одного сотрудника – ипотека и куча потребительских кредитов, поэтому он стремится заработать побольше. А другого — вполне устраивает средняя зарплата, но его интересует карьера, публичное признание заслуг или возможность больше времени проводить с семьей.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Зачем человеку нужен тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:

1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать.

Читайте также:  Карьера или семья. Карьера или семья, что важнее

Тайм-менеджмент помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.

2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат.

И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.

3. Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью.

Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности. Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью.

4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами.

И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.

5. Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался.

Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.

6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.

Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.

Программа тренинга

1. Самомотивация. А для чего мне нужна система тайм-менеджмента?

  • Время – материал, из которого сделана жизнь
  • Хронометраж, функционально-стоимостной анализ рабочего дня
  • ТМ – технология проектирования жизни
  • Диагностика личного стиля тайм-менеджмента
  • Диагностика личной скорости протекания времени. Что такое суета?

2. Проектирование системы. Как создать свою систему тайм-менеджмента?

  • Как влияет личность человека на создание собственной системы ТМ?
  • Обязательный и дополнительные уровни системы ТМ
  • Личный и корпоративный ТМ (точки пересечения)

3. Создание основы системы. Планирование жизни, которая нравится мне.

  • Отличия мечты и цели. Почему не все цели реализуются.
  • Основные принципы целеполагания. Типичные ошибки целеполагания.
  • SMART-формат при постановке целей.
  • Как часто нужно пересматривать долгосрочные цели
  • Что нужно делать, если поставленные цели не достигаются?
  • Управление системой целей. Оценка эффективности системы

4. Основные инструменты. Выбери свой способ планирования.

  • Органайзер
  • Доска контроля
  • Карточки
  • Чек-листы
  • Электронные версии планирования
  • Как эффективно планировать день, неделю, месяц
  • Технологии гибкого планирования.

5. Эффективные коммуникации как способ рационализации временного ресурса

  • Основы эффективных коммуникаций. Твёрдое и пустое, «приблизиться к оленю», «слушать и слышать».
  • Навык задавания вопросов как ключевой навык эффективного взаимодействия с поставщиками.
  • Эмоциональные резервы менеджера: EQ как элемент управления собой и коммуникациями.
  • Как распознать свои эмоции и управлять ими. Обрезание собственных эмоций.
  • Как считывать чужие эмоции и управлять ими. Обрезание чужих эмоций. Способы продуктивного реагирования на агрессию.

6. Основы самоменеджмента

  • Эффективная работа в условиях многозадачности. Основные способы приоритезации. Пожиратели времени: как выявить тайм-киллеров? И как ими эффективно управлять? Где можно купить лишнее время?
  • Само-мотивация. Ресурсное состояние – почему оно бывает не всегда? Как этим управлять?
  • Управление стрессом: где черпать новые силы? Техники восполнения энергии. Техники вхождения в ресурсное состояние. Как научиться полноценно отдыхать и высыпаться.

Форма работы: Интенсивное обучение, основанное на опыте, предусматривающее индивидуальный подход к каждому участнику. Включает минилекции, решение практических задач, ролевые и ситуационные игры, дискуссии. Каждый участник получает набор методических материалов.

Продолжительность: 16 академических часов (2 тренинг-дня).

Заказать этот тренинг

Поделиться этой страницей Поделитесь через Facebook Share Share Поделитесь через Twitter Share Share Поделитесь через VK Share Share Поделитесь через Messenger Share Share Поделитесь через WhatsApp Share Share Поделитесь через Viber Share Share Поделитесь через Email Share ShareВозможно, Вас также заинтересует:

  • Наиболее распространенные мифы о манипуляции Мы решили провести эксперимент и опросили наших участников […]
  • Тренинг Алена Гиль – апрель 2014
  • Тайм-эффективность: личная система тайм-менеджмента «На день надо смотреть как на маленькую жизнь» Максим Горький. […]
  • Управление отделом продаж От базовых принципов до наращивания результатов. Отдел продаж – […]
  • Жесткие переговоры Ничто не дает столько преимуществ перед другими, как […]
  • Управление проектами Тренинг будет полезен: собственникам, руководителям […]

Чувство времени.

Чувство времени — это некий внутренний голос, который подсказывает, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы — 40 минут, попить чая — 10 минут. Однако стоит заметить, что чувство времени это как раз таки чувство, а не сознательный подсчет.

Чувство времени есть абсолютно у всех людей, но у каждого, в своей степени. Это навык и его можно развивать. Есть простые механики по развитию чувства времени, о них рассказывается в курсе “Тайм-менеджмент для первых лиц”. Развитие этого чувства очень быстро даст отдачу в виде лучшей организованности вашего времени. Это почти как управленческая интуиция, только со временем.

Вместо заключения: рекомендуем почитать

Все, что нужно сделать, чтобы улучшить тайм-менеджмент, — начать применять эти принципы на практике. А чтобы продолжить знакомство с темой, советуем вам полезную литературу:

  1. Брайан Трейси «Результативный тайм-менеджмент».
  2. Стивен Кови «7 Навыков высокоэффективных людей».
  3. Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!».
  4. Франческо Чирилло «Техника Помидора».
  5. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».
  6. Алан Лакейн «Искусство успевать».
  7. Даниил Гранин «Эта странная жизнь».

Теперь, когда вы разобрались с тайм-менеджментом и поняли, что это значит, достижение любых целей станет проще. Возможно, вас заинтересует, как правильно поставить цели на год и все успеть. А возможно, вам будет интересно, как помогают управлять временем и задачами CRM-программы.

1 638

Домашний тайм менеджмент для работающих женщин

Тут тоже можно дать несколько советов. Работающих, но часто нами игнорируемых:

  • Несколько дел сразу – это хорошо. Но стоит объединять бытовые задачи с семейными. Готовить и делать с ребенком поделки. Поставить стирку и пойти гулять. Заниматься уборкой и разговаривать или даже участвовать в игре.
  • Делегирование – это отлично. Конечно, самостоятельно – быстрее и лучше, но делегирование тоже имеет свои плюсы. Женщина, отдавая дела семье, перестает чувствовать себя служанкой, меньше устает, учит детей новому, сохраняет связь с мужем.
  • Находить время для отдыха и красоты. Это важно и нужно – даже объяснять не буду.
  • Вставать раньше, ложиться раньше. Подходит не всем, но стоит попробовать, если вечера выливаются в тупое сидение в интернете и минимум полезных занятий.
  • Оставлять работу «за дверью». Дома и так дел полно, не стоит еще жить рабочими проблемами.
Читайте также:  «Умничка»: как монетизировать педагогическое призвание

Рекомендую всем женщинам правило «10-3-2-1-0». Действительно неплохой способ, чтобы подчинить день некоторой структуре и сделать его эффективнее!

Любые советы по тайм-менеджменту для женщин принимаются в комментариях.

Интересно почитать:

Правила успеха в жизни и бизнесе: 12 секретов успешных людей Как перепрограммировать мозг на позитив и удачу: секреты позитивного мышления Жизнь по руке: техника саморазвития и достижения целей Тайм-менеджмент для женщин: как все успевать

Адрес электронной почты *

Джедайские техники (а не какой-то там тайм-менеджмент) от Udemy

Длительность 3 часа
Уровень С нуля
Для кого подходит Для любого уровня подготовки
Формат Видеолекции + практика
Гарантии Доступ к курсу навсегда
Итоги Сертификат
Цена
  • Полная — 10 990 рублей;
  • гарантия возврата оплаты курса в течение 1 месяца.
Ссылка на курс Узнать подробности

Содержание. Программа курса включает в себя следующие блоки:

Менторы:

После окончания курса вы сможете:

Джедайские техники (а не какой-то там тайм-менеджмент) от Udemy
  • грамотно распределять свои силы;
  • построить свою собственную методику повышения продуктивности.

Мои впечатления: Эта программа представляет собой краткую выжимку навыков и умений, описанных в одноимённой книге автора и состоит видео, упражнений и анкеты для само-опроса. Подойдёт как для менеджеров, так и для тех, кто хочет научиться управлять своим временем. Главный результат, которого вы достигните благодаря этому обучению — создание собственной методики повышения продуктивности, что точно повлияет на ваши результаты в лучшую сторону! Отличный курс!

Как выстроить систему взаимоотношений?

Выстраивание внутренних и внешних взаимоотношений — важный процесс тайм-менеджмента, который позволит избежать конфликтов и поддерживать коммуникации на должном уровне.

Обсудите свой график с домашними, установите границы и временные промежутки, когда вы доступны для общения, а когда вас не стоит трогать. Вам нужно приложить усилия и объяснить, что вы работаете (просто в других обстоятельствах) всем, включая и самого себя. При наличии детей установите график «дежурства», начинайте закрывать приоритетные задачи в рабочее время, не отвлекаясь на мелочи. Придерживайтесь дисциплины и постоянства.

Не забывайте об общении с командой, регулярных совещаниях и обратной связи. Используйте доски и сервисы для коммуникации и контроля удаленной работы: Zoom, Skype, Trello. Общее пространство для обмена информаций позволит быть в курсе принятых решений и способствует облегченному документообороту. Ограничивайте количество участников при созвонах, оставляя только тех, кто непосредственно принимает участие в решении задачи.

Важно: Идеальный подчиненный сам информирует о своих планах, ходе выполнений задач и результата. Созвон — это средство решения актуальных вопросов, а не догма. 

Чрезмерное и недостаточное выделение времени

Мы склонны неверно оценивать время, требуемое нам для выполнения задачи. Мы оцениваем, что какая-то задача займёт лишь час, в то время как эта цифра оказывается ближе к двум часам. Порой происходит наоборот, но в любом случае это вносит сумятицу в наш распорядок. Всё, что предполагалось сделать сегодня, должно быть отложено до завтра.

Не всегда легко определить, сколько замёт завершение той или иной задачи – но обычно она занимает больше времени, чем вы могли бы подумать. Лучшее решение в этой ситуации – вести учёт времени хотя бы в течение недели, чтобы увидеть, на что вы тратите своё время. Вы можете заниматься этим вручную, используя блокнот, или воспользоваться программами для отслеживания времени.